Un premier coup d’œil sur les outils d’élaboration et de soumission des demandes de financement du NFM4

Author:

Aidspan

Article Type:

Article Number: 2

Faciliteront-ils vraiment la vie des équipes de rédaction ?

RÉSUMÉ Nous vous présentons en avant-première les outils de soumission pour le prochain cycle de subventions du Fonds Mondial, NFM4.

Lors d’une réunion début mars, le Fonds Mondial a donné à ses partenaires techniques un avant-goût des nouveaux outils d’élaboration et de soumission des candidatures pour le prochain cycle de subventions du Fonds Mondial, NFM4.

Principaux éléments pris en compte

Pour l’élaboration de ces nouveaux outils, le Secrétariat a pris en compte plusieurs questions liées à diverses enquêtes et groupes de discussion qu’il a menés, ainsi que des données provenant d’autres sources. Les nouveaux supports de candidature sont basés sur:

• 1 189 réponses des parties prenantes externes à l’enquête sur les candidats.
• 150 réponses des parties prenantes externes à l’enquête sur les enseignements tirés.
• 89 réponses des parties prenantes internes à l’enquête sur les enseignements tirés.
• Les résultats des groupes de discussion avec 25 participants, dont des partenaires techniques, des membres d’organisations de populations clés et des fournisseurs d’assistance technique (AT).
• Entretiens en cours avec les membres des équipe pays du Fonds Mondial (GFCT).
• 268 réponses à l’enquête du comité d’examen technique (TRP) sur la qualité des demandes de financement des soumissions 2017-2019 et 2020-2022.

• Une analyse de 115 points de données comparant les demandes de financement de 2017-2019 et de 2020-2022.
• Contributions du Groupe de référence de l’évaluation technique (TERG) Examen stratégique (SR) 2020 et Rapport de synthèse de l’évaluation prospective par pays (PCE) 2020-2021.

Réponses à l’enquête sur les candidats 2020-2022

Malgré les défis de COVID-19, les candidats ont été encore plus positifs sur leur expérience de demande de financement qu’en 2017. Lorsqu’on leur a demandé comment ils évalueraient leur expérience globale en matière de demande de financement auprès du Fonds Mondial, 94 % d’entre eux l’ont jugée positive, affirmant que le processus était plus facile, plus rapide et plus simple. Le dialogue pays a été apprécié par la plupart des répondants, l’inclusion du dialogue virtuel étant considérée comme une tendance positive.  Le soutien des équipes pays a été apprécié et considéré comme un facteur clé dans le succès d’une demande de financement.

Enseignements tirés des outils de candidature dans le cycle de financement 2020-2022

Selon le Manuel de politique opérationnelle (OPM), il existe actuellement cinq types de demandes de financement possibles : (i) adaptée à la transition ; (ii) adaptée à un plan stratégique national (PSN) ; (iii) adaptée à des portefeuilles ciblés ; (iv) poursuite du programme ; et (v) demande et examen complets.  Une explication plus détaillée de ce que cela signifie se trouve dans le Manuel de politique opérationnelle.  Cependant, la réalité est qu’il y en a sept, les deux autres étant : (i) Adaptés aux changements importants ; et (ii) Adaptés aux environnements opérationnels difficiles.  Ces derniers sont mentionnés dans le Manuel de politique opérationnelle mais ne sont pas inclus dans la liste des cinq.  Il s’agit d’un autre exemple de l’incohérence du Fonds Mondial dans ses documents.

Les répondants ont été interrogés sur les cinq approches, qu’ils ont dans l’ensemble appréciées : 92% des parties prenantes internes et externes pensent que le Secrétariat devrait conserver les cinq approches utilisées en 2020-2022. Le lien avec le plan stratégique national devrait être maintenu, mais une révision substantielle est recommandée pour l’approche de la continuité du programme.

Citations des parties prenantes sur les cinq approches de financement “Nous devrions conserver les cinq approches de financement différentes. Si l’une d’entre elles est supprimée, nous n’aurons pas le sentiment que les membres de la communauté sont représentés au cours du processus de demande de fonds. Membre d’une organisation de populations clés “Ils peuvent être conservés, moyennant quelques révisions ou adaptations des formulaires. Le formulaire de poursuite du programme est le plus inadéquat et doit être complètement révisé.” Consultant/fournisseur d’assistance technique “L’accent devrait être mis sur les demandes adaptées au plan stratégique national.” Consultant/fournisseur d’assistance technique “Oui, les cinq approches de demandes de financement doivent être conservées. Cela laisse un éventail de choix et une certaine ouverture pour chaque pays. De plus, dans le cas des pays dont j’ai connaissance, le choix a été fait d’étayer la demande de financement avec le plan stratégique national. Cela a permis d’évaluer les lacunes et la part de la demande de financement dans les besoins de financement nationaux.” Membre d’une organisation non gouvernementale nationale ou de la société civile

Les répondants ont apprécié les modèles d’instructions, les documents d’orientation et les FAQ. Cependant, des problèmes récurrents ont été exprimés concernant la longueur des documents et la complexité du langage utilisé par le Fonds Mondial (en particulier pour ceux dont l’anglais n’est pas la langue maternelle). Les lecteurs de nos articles sur le langage du Fonds Mondial et sur le Manuel de politique opérationnelle connaissent déjà notre point de vue sur ce sujet et notre plaidoyer en faveur d’un anglais clair et simple ; ce point doit certainement faire partie intégrante de tout modèle révisé pour le prochain cycle de financement.

Citations des parties prenantes sur les modèles et les instructions “Les informations les plus utiles étaient les instructions mises dans le formulaire de candidature au début de chaque section.” Consultant/fournisseur d’assistance technique “Les documents étaient généralement utiles, bien que parfois trop complexes et détaillés.” Partenaire technique “Il devrait y avoir une révision de la formulation du langage pour s’assurer qu’il est accessible”. Membre d’un groupe populations clés “L’annexe la plus utile était la FAQ, nous y jetions un coup d’œil dès que nous avions des doutes.” Consultant/fournisseur d’assistance technique “Un langage plus simple permettrait de se consacrer davantage à la réflexion sur la stratégie et non de comprendre ce que signifient les instructions.” Consultant/fournisseur d’assistance technique

Constatation : Les demandes de financement sont de plus en plus intégrées par rapport aux cycles précédents

Il y a eu beaucoup plus de demandes d’examen complet en 2020-2022 qu’en 2017-2019.

 

Tableau 1. Nombre de demandes de financement par approche d’application (prévisions pour 2022)

Approche de l’application	2017-2019	2020-2022
Revue complète	42	84
Poursuite du programme	85	9
Adapté au plan stratégique national (PSN)	7	32
Adaptés à la transition	7	10
Adapté aux environnements opérationnels difficiles	12	0
Adapté au changement matériel	31	0
Adapté aux portefeuilles ciblés	0	55
Total	184	190

Chaque cycle a comporté moins de demandes de financement, avec une augmentation de 44 % des demandes de financement combinées par rapport aux demandes de financement à composante unique, passant de 47 en 2017-2019 à 68 en 2020-2022.  Cette augmentation est due à un nombre accru de soumissions conjointes TB/VIH dans les portefeuilles ciblés et à des demandes de financement plus intégrés.

Tableau 2. Nombre de demandes de financement par composante et par cycle (prévisions pour 2022)

Composant	2014-2016	2017-2019	2020-2022
VIH	64	59	38
TB	61	51	25
Paludisme	72	63	53
RSSH	14	5	6
TB/VIH	41	41	52
Intégré	0	6	16
Total	252	225	190

Sur la base des résultats des enquêtes et des examens des données, le Secrétariat a formulé les recommandations suivantes pour le prochain cycle de financement :

• Optimiser les approches de demande de financement afin de garantir leur adéquation à une intégration croissante et à une rationalisation plus poussée, en utilisant les cinq (ou sept ?) approches actuelles de demande de financement comme point de départ.
• Adapter les demandes de financement pour soutenir les objectifs stratégiques, une fois finalisées.
• Examiner comment mieux préparer les pays à la soumission de demandes de financement, notamment en renforçant les plans stratégique national (PSN).
• Identifier une plus grande cohorte pour les candidature les plus simplifiées dans le prochain cycle, conformément aux recommandations de TERG SR 2020.
• Veiller à ce que les processus de demande et d’examen tiennent compte des approches de financement innovantes (par exemple, le financement mixte, le paiement en fonction des résultats (PfR), la dette pour la santé (D2H), etc.) afin qu’elles puissent être mises en œuvre sans nécessiter d’exceptions.
• Utilisez un langage simple.
• Fournir un processus plus différencié et réduire la documentation requise pour les portefeuilles ciblés, à travers les étapes de demande de financement et d’examen des subventions.

Outils de demande pour le cycle de financement 2023-2025

D’ici la fin du mois de juillet 2022, les outils suivants seront disponibles :

• Modèles de demande de financement et instructions
• Modèle de cadre de performance
• Modèle de budget
• Modèle de PAAR
• Tableau des écarts programmatiques
• Tableau du paysage du financement
• Modèle de gestion des produits de santé
• Dispositions de mise en œuvre Orientation de la carte
• Conseils en matière de cofinancement
• Manuel du cadre modulaire
• Notes d’information de base
• Fiches techniques

Entre août et décembre 2022, les documents restants seront émis

• Fiches techniques restantes
• Manuel du candidat
• FAQs
• Apprentissage en ligne
• Webinaires
• Diapositives de formation
• Modèle de répartition du programme (décembre)
• Lettres d’allocation (décembre)

Un démarrage précoce pour la publication des documents de demande de financement et d’orientation.

Sur la base de ce qui s’est passé lors des cycles précédents, juillet 2022 peut sembler très tôt pour la mise à disposition des principaux documents de candidature, alors que les fenêtres de soumission des demandes de financement n’ouvrent qu’en mars 2023.

Toutefois, le Secrétariat a souligné que plus de 10 000 parties prenantes dans le monde sont activement engagées dans le dialogue avec les pays et encore plus dans la mise en œuvre des processus du cycle de vie des subventions ; et elles doivent toutes être informées des changements.

En conséquence, la décision d’un lancement précoce des supports s’est appuyée sur les fortes demandes des parties prenantes internes et externes qui souhaitaient que les outils soient prêts quatre mois ou plus avant les lettres d’allocation, ce qui, a-t-on estimé, donnerait aux pays et aux parties prenantes suffisamment de temps pour se préparer au dialogue pays et à l’élaboration des demandes de financement. Ce n’est qu’une fois que le matériel de demande et les orientations sont définitifs que les parties prenantes peuvent s’engager dans des activités de coordination pour intégrer les changements et s’assurer que les attentes sont claires.

Consultation des partenaires sur les formulaires de demande de financement

Le calendrier de la consultation sur les nouveaux formulaires a été décrit, conformément au tableau 3.

Tableau 3. Calendrier des consultations des partenaires sur les nouveaux matériels

Livrable	Ligne du temps
1er projet : 5 formulaires de demande de financement et instructions pour l’examen complet	Fin mars
Consultations avec les parties prenantes internes et externes (groupe de travail du TRP, partenaires techniques)	4-15 avril
2ème projet : 5 formulaires de demande de financement + 5 séries d’instructions	Mi-mai
Consultations avec les parties prenantes internes et externes (groupe de travail du TRP, partenaires techniques)	16-27 mai
Version finale : 5 formulaires de demande de financement + instructions	Mi-juin
Traduction des formulaires de demande de financement + instructions	Juillet
Publication des documents de candidature sur le site Internet du Fonds Mondial	Fin juillet

Une discussion a également eu lieu sur la meilleure façon d’organiser les deux consultations des partenaires techniques sur les formulaires de demande de financement et les instructions.  Il a été décidé d’utiliser une approche similaire à celle du dernier cycle : mettre en place un groupe de travail des partenaires techniques avec des représentants des principales organisations, pour discuter et consolider les commentaires.