Tour d’horizon des ordres du jour des comités d’audit et des finances, d’éthique et de gouvernance et stratégique.

Author:

Aidspan

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Article Number: 2

La semaine dernière, les trois comités directeurs du Fonds mondial - Audit et finances, éthique et gouvernance et stratégique - se sont réunis pour discuter des questions qui feront l'objet d'une décision et d'une discussion plus approfondie lors de la prochaine réunion du Conseil d'administration au mois de novembre. Le présent article fournit un bref résumé des points à l'ordre du jour des réunions de Genève qui se sont déroulées physiquement du 9 au 12 octobre et qui ont été précédées de rencontres virtuelles préalables sur divers sujets.

Pendant quatre jours au cours de la semaine dernière, le Comité d’audit et des finances (AFC), le Comité d’éthique et de gouvernance (CEG) et le Comité stratégique (CS) se sont réunis dans le but de finaliser les documents relatifs à la réunion du Conseil d’administration du mois de novembre. Nous vous présentons ici les grandes lignes des ordres du jour des trois comités, lesquelles vous donneront un aperçu de la teneur de la prochaine réunion du Conseil d’administration qui se tiendra au mois de novembre. Le prochain numéro 158 de l’OFM traitera plus en détail certaines des questions abordées, et notamment les réactions des parties prenantes.

 

Ordre du jour de la 23ème réunion du comité stratégique

 

La réunion du CS a été précédée d’une convocation préalable le 3 octobre en vue de discuter des points de décision qui étaient au nombre de quatre: un pour recommandation du CS au Conseil d’administration et trois pour décision du CS, à savoir:

 

• Politiques d’assurance qualité (pour recommandation au CA)
• Plan de travail et budget du CTEP
• Plan de travail et budget de l’évaluation annuelle
• Procédure de publication des évaluations.

 

La réunion en présentiel du Comité stratégique a démarré le lundi 9 octobre. Après la validation de l’ordre du jour, du quorum et des déclarations de conflits d’intérêts, un aperçu de l’ordre du jour de la réunion a été présenté, suivi d’une discussion sur les attentes des participants à la réunion. La majeure partie de la matinée a ensuite été consacrée aux discussions sur le financement des pays et les observations du CTEP sur la base de deux documents fournis à titre d’information, notamment:

 

• La mise à jour concernant le financement des pays, dont le rapport semestriel de l’initiative stratégique.
• Les questions en rapport avec le Comité technique d’évaluation des propositions (CTEP)- Observations du CTEP au titre des Fenêtres 1 et 2, que le GFO a abordées dans des numéros antérieurs. Vous pouvez lire ces articles ici, ici, ici et ici.

 

Après le déjeuner, le Comité stratégique s’est penché sur le Rapport de performance stratégique, qui constituera à terme la base essentielle des prochaines discussions du conseil d’administration sur la performance du Fonds mondial en 2022. Après ces échanges sur le document, qui, à ce stade, était purement informatif, le Comité est passé à l’examen du premier point de décision, à savoir les questions liées à l’évaluation. Ce point a fait l’objet d’une présentation du document sur la mise à jour des questions relatives à l’évaluation et de deux autres documents, à savoir le plan de travail et le budget annuels de l’évaluation, ainsi que la procédure de publication des résultats de l’évaluation. La dernière discussion de la journée a porté sur les politiques d’assurance qualité, pour recommandation au conseil d’administration.

 

Le mardi 10 octobre, la journée a commencé par le deuxième point soumis à la décision du CS, à savoir le plan de travail et le budget du CTEP. Après la pause, le CS a écouté un résumé du déroulement de la réunion de haut niveau de l’AGNU sur la tuberculose, la prévention, la préparation et la riposte aux pandémies (PPPR) et la couverture sanitaire universelle (CSU). Le GFO numéro 437 contenait deux articles sur les 23 réunions de l’AGNU, que vous pouvez lire ici et ici. Les articles ont été suivis d’une mise à jour des travaux du groupe de travail informel sur les ICN, à titre d’information uniquement. Nous vous invitons toutefois à lire notre article relatif au rapport du Bureau de l’Inspecteur général (BIG) sur les Instances de coordination nationale, qui vous donnera un excellent aperçu des questions clés relatives à l’Initiative stratégique Evolution des ICN et de certaines des questions essentielles débattues.

 

L’après-midi a été dans une large mesure consacrée à des discussions thématiques, la première portant sur le rapport annuel “Communauté, droits et genre” et la seconde sur le thème “Climat et santé”. La dernière session de la journée s’est achevée par une mise à jour sur l’engagement vis-à-vis du Fonds de lutte contre les pandémies.

 

La dernière journée, le mercredi 11 octobre, a démarré par une discussion de deux heures sur les systèmes de santé résilients et pérennes, SSRP. Il s’agit là d’un point important de l’ordre du jour car, comme vous le verrez dans nos différents articles sur les rapports d’observations du CTEP, les pays ont rencontré des difficultés dans le domaine du SSRP au cours des soumissions des deux premières fenêtres du cycle de demande de financement. Après le déjeuner, le Comité s’est penché sur la question du paludisme avant de clôturer la réunion du CS. Une session exécutive a ensuite eu lieu.

 

Ordre du jour de la 23ème réunion du Comité d’éthique et de gouvernance

 

Cette réunion s’est déroulée sur deux jours, le 10 et le 11 octobre, et le premier jour s’est déroulé en même temps que la réunion du comité stratégique. La réunion a démarré le mardi 10 par l’accueil des membres du comité par les dirigeants du CEG, les déclarations de conflits d’intérêts, une présentation de l’ordre du jour et des résultats attendus, une mise à jour sur le plan de travail du CEG et sur les résultats de l’auto-évaluation du comité lors de la réunion précédente du CEG. Le comité a ensuite entamé une discussion sur le plan d’action 2.0 relatif à la gouvernance et sur les questions liées aux risques, s’appuyant sur deux documents, à savoir le plan d’action 2.0 pour la gouvernance – le point sur les initiatives de renforcement de la gouvernance – et une mise à jour sur les questions liées aux risques en matière de gouvernance. La dernière session de la matinée était consacrée au renforcement de la représentation du Conseil d’administration du Fonds mondial.

 

Après le déjeuner, les membres ont discuté des préparatifs et du lancement de l’évaluation des performances de la gouvernance 2022-2023 et de la culture de la gouvernance, qui comprenait une présentation sur la culture de la confiance, de la collaboration et de la redevabilité. La journée s’est achevée par une session exécutive.

 

Le mercredi 11 octobre, le CEG a commencé la journée par une mise à jour sur le processus de recrutement du responsable de l’éthique, qui a débouché sur une session sur les questions liées à l’éthique et à l’intégrité. Le budget et le plan de travail 2024 pour l’éthique étaient soumis à la décision du Comité et une mise à jour des progrès de la fonction « Éthique » a été fournie à titre d’information, notamment sur les questions liées aux risques en matière d’éthique. Ces débats se sont appuyés sur trois documents de référence, le budget et le plan de travail 2023 de la fonction « Éthique » (y compris le rapport d’avancement de la fonction « Éthique »), le rapport semestriel sur la gestion des risques et le rapport sur les actions convenues de la Direction. Le rapport annuel et la mise à jour sur le financement des circonscriptions ont ensuite fait l’objet de discussions avant la pause déjeuner.

 

Les sessions de l’après-midi ont débuté par une discussion sur les contributions au cadre d’évaluation des performances en matière de gouvernance en vue d’y intégrer les organes consultatifs, suivies des questions relatives à l’instance chargée des sanctions, sur la base du  rapport annuel du même nom, puis des questions juridiques. Les participants ont discuté des termes de référence du groupe consultatif sur les privilèges et immunités et ont fait le point sur d’autres questions juridiques. La dernière session de la journée a permis de présenter une mise à jour des délibérations informelles du groupe de travail conjoint du CS-CEG sur les ICN. La session de clôture du jour 2 comprenait l’auto-évaluation du CEG, les principaux points à retenir de la réunion et les prochaines étapes/observations finales.

 

Ordre du jour de la 23ème réunion du Comité d’audit et des finances

 

Le Comité d’audit et des finances s’est réuni du 11 au 12 octobre à Genève, après avoir tenu une session exécutive à huis clos le 18 septembre, au cours de laquelle il a examiné les états financiers intermédiaires et le rapport de l’auditeur externe. Deux sujets de discussion devaient être présentés à la réunion du Comité d’audit et des finances pour décision: (i) le rapport financier intermédiaire 2023, dont les états financiers intermédiaires condensés de 2023 faisant suite à l’examen limité de l’auditeur externe; et (ii) la portée élargie de l’audit et les honoraires supplémentaires soumis pour contribution, ainsi qu’une mise à jour de l’auditeur externe comprenant une évaluation de la faisabilité. Une réunion préalable s’est tenue le 4 octobre concernant la gestion des risques et une nouvelle approche en matière d’assurance pour les opérations de financement mixte.

 

Tour d’horizon de la réunion

 

La réunion du Comité d’audit et des finances a démarré le mercredi 11 octobre et s’est déroulée parallèlement à la réunion du Comité stratégique (CS). Elle a porté sur les sujets suivants:

 

Les rapports de performance stratégique, premier sujet abordé pour contribution, ont fait l’objet d’une présentation sur la mise à jour des résultats des ICP 2022 par rapport aux objectifs (sur la base du cadre des ICP 2017-2022), suivie du point sur les ressources humaines et l’organisation. Les sessions de l’après-midi ont commencé par une session exécutive à huis clos, suivie d’une session sur les questions relatives au Bureau de l’Inspecteur général. Le plan de travail, les indicateurs clés de performance et le budget 2024 du BIG ont été soumis à la décision du comité (approbation lors de la session sur les dépenses d’exploitation (OPEX) 2024); une mise à jour sur les progrès opérationnels du BIG a été présentée pour contribution; et le point sur les actions convenues de la Direction a été présenté à titre d’information. La dernière session de l’après-midi portait sur l’approche en matière d’assurance pour les opérations de financement mixte, au cours de laquelle a été recommandée la proposition d’une nouvelle approche en matière d’assurance pour les opérations de financement mixte.

 

Le jour 2, jeudi 12 octobre, commença par les questions financières avec une présentation pour information sur le contrôle de la performance financière relativement aux sources et à l’utilisation des fonds, et notamment le mécanisme de riposte à la COVID-19. Cette présentation sera suivie de celle des dépenses OPEX 2024 et du plan de travail de l’organisation qui couvrira, pour décision, le plan de travail, les ICP et le budget 2024 du BIG et, pour recommandation, les dépenses OPEX 2024 (y compris le budget du BIG) et le plan de travail de l’organisation.

 

Après le déjeuner, le Comité d’audit et des finances examinera les questions relatives aux risques. L’amendement des déclarations en matière d’appétence au risque (échéancier des risques liés à la qualité du programme de lutte contre le paludisme) est soumis à la recommandation du comité, avec une contribution de la réunion du comité stratégique qui s’est achevée la veille, et le rapport semestriel sur la gestion des risques est soumis à la contribution du comité, avec des suggestions du CS et du CEG sur les risques liés à leurs mandats respectifs. La session suivante, consacrée à la mobilisation des ressources, est soumise pour contribution et comporte une mise à jour sur la mobilisation des ressources, et notamment sur les leçons apprises de la septième reconstitution des ressources. Le Comité passe ensuite aux discussions sur l’engagement vis-à-vis du Fonds de lutte contre les pandémies et sa session de clôture récapitule les principaux points d’action de la réunion du Comité d’audit et des finances, ainsi que le plan de travail dudit Comité.

 

Commentaire

 

Nous voudrions saisir cette opportunité pour exprimer une fois encore notre préoccupation concernant le manque de transparence persistante dont fait preuve le Fonds mondial par rapport au passé. Il ne s’agit pas seulement du retrait de certains documents de subvention du site web, comme nous l’avons déjà mentionné à plusieurs reprises. En 2022, le Comité stratégique s’est vu confier un mandat décisionnel élargi, tel que défini dans la Charte du comité stratégique , qui stipule que le Comité stratégique exerce les pouvoirs décisionnels suivants (page 3):

 

1. Approbation et/ou modification des cadres de mise en œuvre des politiques stratégiques adoptées par le Conseil d’administration, notamment la reprogrammation des programmes de subventions et des financements de manière à aligner les décisions d’investissement sur les politiques stratégiques et à en optimiser l’impact.
2. Approbation et/ou modification du mandat du comité technique d’évaluation des propositions (CTEP) et du comité d’évaluation indépendant (CEI), ou de tout autre organe consultatif du Fonds mondial placé sous la supervision du Comité, conformément au mandat approuvé par le CA pour ces organes.
3. Nomination et révocation des membres du CTEP et du CEI, ou de tout autre organe consultatif du Fonds mondial placé sous la supervision du Comité.
4. Recrutement conjoint du responsable de la structure d’évaluation du Secrétariat, avec le CEI et le Directeur exécutif du Fonds mondial.
5. Approbation des priorités stratégiques, des directives, des critères d’évaluation, des processus, du plan de travail et des procédures du CTEP et du CEI.
6. Approbation des priorités stratégiques et du plan de travail annuel de la structure d’évaluation du Secrétariat, en tenant compte de l’avis du CEI.

 

Cette liste est suivie, à la page 4, d’une liste encore plus longue de fonctions de suivi stratégique.

 

Compte tenu de l’ampleur et de l’importance de ce mandat, nous sommes déconcertés par le secret qui entoure le fonctionnement des comités. La charte stipule que le comité stratégique ne rend compte qu’au conseil d’administration. Les parties prenantes ne sont toujours pas informées des discussions qui aboutissent aux décisions prises, lesquelles ne sont pas non plus communiquées au public tant qu’elles n’ont pas été approuvées par le conseil d’administration. Nous soutenons le principe d’une plus grande transparence et d’une plus grande redevabilité au niveau des pays par le biais de la liberté d’information et de l’implication d’un large éventail de parties prenantes, mais nous devons encore mettre de l’ordre dans nos propres affaires.

 

Nous ne demandons pas grand-chose. Nous demandons simplement que ces documents soient mis à la disposition de tous ceux qui souhaitent les consulter. Nous pouvons comprendre l’embargo sur les documents soumis pour discussion au Conseil d’administration avant la réunion, mais pas après, et certainement pas lorsqu’il s’agit des documents des comités et d’autres documents qui aboutissent à la prise de ces décisions.