Le 16 juin 2021, le Bureau de l’Inspecteur général (BIG) a publié son rapport d’enquête sur le détournement de fonds d’une subvention de lutte contre le VIH du Fonds mondial au Malawi.

Contexte

D’avril 2017 à août 2019, la Fondation Chinansi a mis en œuvre un programme ciblant les adolescentes et les jeunes femmes vulnérables pour le compte de Plan International Malawi (PIM), sous-récipiendaire d’Action Aid Malawi (AAM), récipiendaire principal de la subvention MWI-C-AA du Fonds mondial. La Fondation Chinansi a poursuivi cette activité jusqu’à ce que PIM la suspende en 2019 après que des allégations de détournement de fonds lui aient été rapportées.

Le BIG a reçu une allégation selon laquelle le Directeur exécutif de la Fondation Chinansi, sous-sous-récipiendaire de subventions du Fonds mondial, avait détourné des fonds d’un programme, ce qui avait entraîné un retard dans ses activités et des arriérés de salaire. En conséquence, le Fonds mondial a demandé à son agent local de procéder à un contrôle, mais le Directeur exécutif lui a refusé l’accès aux livres comptables et aux dossiers essentiels. Des recherches documentaires ont permis de constater que la Fondation Chinansi affichait des résultats insuffisants au niveau du programme et qu’elle dépensait beaucoup trop en salaires. Les fonds présumés à risque étaient relativement limités (moins de 100 000 dollars), mais la Fondation Chinansi devait recevoir jusqu’à 700 000 dollars avant la fin 2020. La Fondation mettant en œuvre des activités visant à soutenir les adolescentes et les jeunes femmes, ce qui est une priorité stratégique du Fonds mondial, l’intervention du BIG a été reconsidérée et une enquête a été ouverte.

Le BIG a analysé les dossiers du programme, interrogé le personnel de la Fondation Chinansi et d’autres organisations, contacté les bénéficiaires du programme et examiné les relevés bancaires. Il a été en contact avec l’unité fiscale des services de police du Malawi tout au long de son enquête. La police a fourni des copies des relevés bancaires de la Fondation Chinansi obtenus en vertu de mandats judiciaires.

Conclusions de l’enquête

Des retraits indus de 70 572 dollars ont été dissimulés

L’ancien Directeur exécutif de la Fondation Chinansi s’est entendu avec des membres du personnel pour dissimuler des transactions irrégulières à PMI. L’analyse par le BIG des dossiers bancaires de la Fondation Chinansi a révélé de nombreuses divergences entre les relevés bancaires fournis à PIM dans le cadre des rapports financiers mensuels, et les relevés authentiques obtenus auprès de la banque par l’unité fiscale des services de police du Malawi. Les relevés bancaires ont été modifiés en supprimant des transactions, en ajoutant des transactions fictives ou en modifiant les montants des transactions. L’analyse du BIG a révélé que 55 retraits d’un montant net de 70 572 dollars avaient été modifiés dans les versions falsifiées.

Un montant de 46 958 dollars du programme de soutien aux adolescentes et aux jeunes femmes a été viré sur un compte enregistré au nom de l’ancien Directeur exécutif, tandis que trois chèques totalisant 6 783 dollars ont été payés à l’ancien Directeur Suivi et Évaluation de la Fondation Chinansi, au Directeur exécutif par intérim et au Responsable RH. Le BIG n’a pas pu identifier les bénéficiaires d’un autre montant de 16 459 dollars qui a été soit amalgamé au sein du compte bancaire général de la Fondation Chinansi, soit retiré en espèces par des individus anonymes.

Le rapport du BIG comprend une annexe qui illustre les flux de fonds et le rôle des individus impliqués, ainsi qu’une annexe contenant un exemple de comparaison entre un relevé authentique et un relevé falsifié pour octobre 2018.

Des dépenses de 9 924 dollars ont été considérées comme non-conformes

En plus de l’argent détourné du compte du programme de soutien aux adolescentes et aux jeunes femmes, le BIG a découvert des dépenses non-conformes s’élevant à 9 924 dollars. Sept transactions enregistrées dans le livre de caisse de la Fondation Chinansi, d’une valeur de 5 640 dollars, n’étaient pas justifiées par des documents comptables primaires tels que des contrats et des factures de services, des registres de présence, des registres de paiement, des reçus ou des factures pour les activités programmatiques.

La Fondation Chinansi s’est octroyé plusieurs contrats d’un montant de 4 284 dollars pour la location de véhicules, par le biais d’appels d’offres qu’elle a lancés et gérés. À trois reprises, la Fondation Chinansi a loué son propre véhicule au programme de soutien aux adolescentes et aux jeunes femmes en soumettant des devis en « concurrence » avec des fournisseurs tiers, avant de s’attribuer le marché car elle avait le devis le plus bas. Ces achats ne respectaient pas des procédures transparentes et contrevenaient aux politiques internes de l’organisation, ainsi qu’au Code de conduite des récipiendaires du Fonds mondial.

La faiblesse des structures de gouvernance n’a pas permis de détecter les activités frauduleuses

Le Conseil d’administration de la Fondation n’était ni actif ni opérationnel. Au moment de l’enquête, cela faisait semble-t-il trois ans qu’il ne s’était pas réuni. Le Conseil d’administration a fait preuve de négligence dans le traitement des problèmes soulevés à la Fondation Chinansi et n’a pas donné suite à une déclaration de membres du personnel de mai 2019 selon laquelle les retards de paiement des salaires étaient le résultat d’abus financiers de l’ancien Directeur exécutif.

La faible structure de gouvernance de la Fondation Chinansi a facilité le détournement de fonds et a retardé la détection de celui-ci. Le Conseil d’administration de l’organisation n’a pas assuré de supervision suffisante : ses activités étaient principalement régies par l’ancien Directeur exécutif – même après son départ – il ne disposait pas de fonction d’audit interne, et il ne se conformait pas aux exigences statutaires telles que le renouvellement annuel de son enregistrement et le dépôt des états financiers annuels auprès du Conseil des ONG du Malawi.

Actions convenues de la direction

Le Secrétariat du Fonds mondial :

1. définira et cherchera à obtenir auprès d’Action Aid Malawi un montant de recouvrement approprié pour les dépenses non-conformes identifiées dans le rapport. Ce montant sera déterminé par le Secrétariat en fonction de son évaluation des droits et obligations légaux applicables et de son appréciation liée à sa recouvrabilité ;
2. renforcera les contrôles sur les maîtres d’œuvre par le biais de confirmations bancaires directes obligatoires et de l’examen des processus des récipiendaires principaux relatifs aux sous-maîtres d’œuvre en faisant procéder à des vérifications par des auditeurs externes. En outre, les récipiendaires principaux devront renforcer leurs processus de gestion des fonds des sous-maîtres d’œuvre (sous-récipiendaires et sous-sous-récipiendaires) en utilisant des confirmations bancaires directes comme principal contrôle pour vérifier les positions de trésorerie périodiques, et pour la préparation des audits annuels. Dans la mesure du possible, des moyens électroniques, tels que les services bancaires en ligne en lecture seule, seront utilisés pour le suivi du contrôle par les récipiendaires principaux et/ou les sous-récipiendaires.

Observations

Bien qu’il s’agisse de montants réduits à l’échelle du Fonds mondial, il convient de saluer l’enquête rigoureuse du BIG sur l’utilisation de fonds pour un type de programme dont le besoin se fait grandement sentir.

Comme toujours, lorsqu’il y a de l’argent en jeu, des individus seront tentés. C’est pourquoi la deuxième action convenue de la direction est particulièrement importante : les confirmations bancaires directes obligatoires par connexion en ligne – chaque fois que possible techniquement et juridiquement – amélioreront certainement le contrôle financier des récipiendaires principaux, des sous-récipiendaires et des sous-sous-récipiendaires et constitueront un puissant moyen de dissuasion du type d’activités frauduleuses menées dans le cadre de ce programme au Malawi.