Certains récipiendaires principaux bataillent avec les exigences du Fonds mondial en matière d’élaboration de rapport

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Download PDF A cause des exigences trop strictes qui prennent trop de temps en matière d’établissement des rapports, certains récipiendaires principaux (PR) du Fonds mondial ont dû se réorganiser et ont dû refuser des sous-récipiendaires potentiels qui ne pouvaient pas respecter les normes exigées.   « Les PR ont régulièrement constaté qu’ils passaient plus de temps à rédiger et à…

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Certains récipiendaires principaux craignent que le niveau des exigences en matière de rapport nuisent au travail programmatique

RÉSUMÉ Certains récipiendaires principaux du Fonds mondial craignent que les exigences de en matière d’élaboration de rapports sur leurs subventions sont trop importantes et que, lorsque ces exigences changent au fil du temps, trop peu d'appui est apporté pour répondre aux nouvelles obligations.

A cause des exigences trop strictes qui prennent trop de temps en matière d’établissement des rapports, certains récipiendaires principaux (PR) du Fonds mondial ont dû se réorganiser et ont dû refuser des sous-récipiendaires potentiels qui ne pouvaient pas respecter les normes exigées.

 

« Les PR ont régulièrement constaté qu’ils passaient plus de temps à rédiger et à répondre aux demandes de rapports et aux vérifications des agents locaux qu’à mettre en œuvre leurs subventions », a déclaré, dans un mail à Aidspan, Barbara Rieckhoff, coprésidente du Réseau des récipiendaires principaux de la société civile.

 

Même parmi les récipiendaires qui ont la capacité de satisfaire aux exigences, certains ont déclaré que, alors que les obligations d’établissement des rapports évoluent, ils ne reçoivent pas assez d’appui du Fonds mondial et que la responsabilité de trouver comment intégrer ces changements retombe sur eux.

 

Fixation des exigences en matière d’établissement des rapports

L’Instance de Coordination Nationale nomme un PR durant le processus de rédaction de sa note conceptuelle, mais le travail du PR commence vraiment sérieusement une fois que la note conceptuelle est approuvée et que le processus d’établissement de subvention (en anglais) commence.

À ce moment-là, le PR est responsable de l’élaboration ou de la contribution à plusieurs outils qui aident à définir leurs exigences de rapports ultérieurs. Cela comprend une cartographie des arrangements de mise en œuvre qui est essentiellement un aperçu, montrant « qui va faire quoi, et avec quelle partie des fonds de la subvention », selon le site du Fonds mondial. Les PR doivent également élaborer un cadre de performance qui définit les indicateurs et les cibles à atteindre grâce à la subvention et détaille la façon dont le PR entend recueillir, rassembler et analyser les données de ses programmes.

Les PR sont également tenus de soumettre une liste de tous les produits qu’ils ont l’intention d’acheter avec la subvention, un budget détaillé et un dossier d’informations de base sur leur organisation.

Ces outils sont des éléments clés d’une subvention finale que le Comité d’approbation des subventions examine d’abord avant de la soumettre au Conseil du Fonds mondial pour autorisation finale. Il est ensuite signé et un premier décaissement au PR est effectué, c’est-à-dire lorsque le processus d’établissement des rapports intervient.

Les exigences en matière de rapports

Les spécificités des rapports varient en fonction des outils développés au cours du processus d’établissement de la subvention, mais les exigences de base sont assez cohérentes. Un PR est habituellement tenu de faire rapport tous les six mois sur les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs fixés dans le cadre de performance, d’élaborer son processus de passation des marchés et de gestion de l’offre et d’offrir une auto-évaluation globale du rendement de la subvention.

Un PR doit également inclure une évaluation détaillée de ses résultats financiers et de ses besoins et, lorsque la subvention est toujours en cours, il doit également identifier les besoins de trésorerie pour la prochaine année de mise en œuvre.

« Le Fonds mondial a l’obligation envers toutes les parties prenantes de faire rapport d’impact le plus largement possible », a déclaré Seth Faison, Directeur de la communication au Fonds mondial. « Cela oblige souvent chaque PR à produire des quantités importantes de données ». Certains PR se plaignent, cependant, que c’est tout simplement trop.

 

Défis dans l’établissement des rapports

 

Mokhothu Makhalanyane est le coordinateur adjoint de l’Unité de coordination du Fonds mondial au ministère des Finances du Lesotho. Le ministère est le PR pour trois subventions actives, selon la base de données du Fonds mondial (en anglais).

 

« Je pense que les exigences en matière d’établissement des rapports pour le Fonds mondial sont trop grandes », dit-il, en les comparant à d’autres subventions sur lesquelles il a travaillé pour des organisations et des entreprises comme la Banque mondiale, Irish Aid et Bristol-Myers Squibb. Les rapports « prennent beaucoup de temps. On ne dirait pas qu’ils ne sont destinés aux pays qui développent encore leur capacité. »

 

Cela est particulièrement vrai, dit-il, en travaillant avec les SR pour recueillir les informations financières et de performance nécessaires aux rapports. Dans certaines collectivités, le ministère n’a pas réussi à identifier les SR qui peuvent mettre en œuvre des programmes, car il n’existe tout simplement pas l’infrastructure nécessaire pour fournir la documentation, comme les reçus, indispensables pour répondre aux normes du Fonds mondial.

 

Au cours d’une visite récente de fonctionnaires du Fonds mondial, il a pu leur montrer certains défis de l’équipe en charge d’établir les rapports et a l’espoir que cela pourrait susciter certains changements.

 

Suivi

 

Par le passé, le National Emergency Response Council on HIV and AIDS (NERCHA – Conseil national d’intervention en cas d’urgence sur le VIH et le sida) au Swaziland a également rencontré certaines difficultés pour se tenir au courant des exigences du Fonds mondial en matière de rapports. Dumisani Kunene, Directeur des services financiers, a déclaré en 2011 que NERCHA a dû créer une unité de gestion des subventions distincte parce que les exigences du Fonds mondial menaçaient de submerger l’équipe de coordination générale du programme de l’organisation.

 

Ils ont également reçu des fonds du Fonds mondial pour réviser leur système de comptabilité et de rapports. M. Faison a déclaré que cela correspondait à un effort plus vaste du Fonds mondial visant à organiser des formations sur le terrain en matière de rapports et à financer des activités de renforcement des capacités et de renforcer les systèmes de suivi et d’évaluation.

 

NERCHA est maintenant facilement capable de gérer ses subventions, mais M. Kunene déclare que son équipe a toujours l’obligation de rester au fait et de se préparer à toutes nouvelles exigences. Cela comprend les obligations récemment introduites de rendre compte des activités du programme qui, bien qu’elles ne soient pas payées par le Fonds mondial, sont nécessaires pour la mise en œuvre réussie des subventions du Fonds mondial. À titre d’exemple, il a signalé qu’un nouvel insectarium pour le paludisme était actuellement en construction. Le Fonds mondial paie pour se procurer des biens et du matériel, mais le gouvernement du Swaziland finance la construction actuelle du bâtiment. Néanmoins, NERCHA a été obligée de rendre compte du processus de recherche d’un site, de la nomination des concepteurs et de l’approbation des plans de conception et de la mise en service de l’insectarium.

 

Les exigences sont importantes, déclare M. Kunene, « car elles donnent une image claire de ce qui a causé des retards dans la mise en œuvre », mais il s’inquiète du fait que le travail supplémentaire que cela entraîne ne pèsent trop sur les ressources d’un PR.

 

Cela souligne l’une des préoccupations majeures de M. Rieckhoff, le coprésident du groupe de la société civile, à savoir que si le Fonds mondial offre une aide au renforcement des capacités, cette aide n’est pas suffisante et elle n’est, souvent, pas mis en œuvre parallèlement aux nouvelles exigences en matière d’établissement des rapports.