Rapport annuel et avis 2022 du Bureau de l’éthique du Fonds mondial

Author:

Aidspan

Article Type:

Article Number: 8

Le niveau de maturité éthique du Fonds mondial est adéquat et acceptable, mais des améliorations sont encore possibles.

Le rapport annuel du Bureau de l’éthique du Fonds mondial considère que, compte tenu des facteurs externes, la situation générale du risque éthique est élevée. En 2022, le Fonds mondial a mis en place plusieurs mesures destinées à renforcer l'éthique organisationnelle. Le rapport conclut que en 2023, l'accent devrait rester mis sur : la gestion des conflits d'intérêts dans le contexte de l'octroi de subventions ; l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels dans les programmes de subventions ; les sources non financières de risque de fraude et de corruption qui compromettent l'exécution des programmes et la fiabilité des données ; et un accent renouvelé sur le renforcement d'une culture de l'éthique et de l'intégrité par le biais de formations de sensibilisation, de formations et d'eLearning.

Contexte 

Le Bureau de déontologie du Fonds mondial et l’Avis annuel 2022 ont été présentés pour commentaires lors de la 49e réunion du Conseil d’administration. Il doit être considéré et lu conjointement avec d’autres rapports que le Conseil peut recevoir, en particulier ceux du Bureau de l’Inspecteur général (BIG) et du Chief Risk Officer.

Le rapport fournit une vue d’ensemble du travail du Bureau de l’éthique (tableau A).

Tableau A : Aperçu du travail du Bureau d’éthique

Avis annuel 

L’avis annuel du conseiller en éthique est présenté en trois parties :

• Évaluation des principaux domaines de risque
• Niveau de maturité en matière d’éthique et d’intégrité
• Conformité 2022

Évaluation des principaux domaines de risque

Les crises mondiales de 2022 ont entraîné une augmentation significative des risques éthiques externes dans le portefeuille de subventions du Fonds mondial :

• L’aggravation de la chaîne d’approvisionnement, les pénuries de carburant et de nourriture, ainsi que l’inflation ont généré de l’incertitude et réduit l’espace budgétaire, augmentant ainsi le risque inhérent de fraude et de corruption dans les programmes de subventions.
• Le nombre croissant d’incidents signalés dans le secteur du développement et ailleurs – et l’attention accrue portée à l’exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels – ont mis en évidence la nécessité de déployer des efforts considérables pour protéger les personnes contre l’exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels et réagir dans le cadre du partenariat.
• Le BIG a confirmé que le manque de fiabilité et la manipulation des données programmatiques ainsi que l’infiltration de produits de santé contrefaits demeurent des risques sérieux dans nos programmes de subventions.

Le Secrétariat a indiqué que plusieurs domaines de risque du registre des risques organisationnels liés à l’éthique restent élevés et suivent une trajectoire ascendante. Le responsable de l’éthique confirme cette évaluation dans son ensemble.

En ce qui concerne les risques liés aux maladies sexuellement transmissibles, on peut s’attendre à une trajectoire stable. Le Fonds mondial a commencé à mettre en place des mesures de prévention et d’atténuation pour la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH). Toutefois, le risque de réputation pour le Fonds mondial est susceptible d’augmenter, étant donné qu’un niveau de sensibilisation croissant peut conduire à un nombre plus élevé d’incidents signalés.

Plusieurs mesures de gestion convenues, essentielles à une atténuation adéquate du risque éthique et à la progression de la maturité du risque éthique, liées à la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH), à la diligence raisonnable en matière d’intégrité (IDD) et aux mandats d’enquête, n’avaient pas encore été arrêtées au moment de la rédaction du rapport. Toutefois, le responsable de l’éthique estime que des progrès ont été accomplis en vue de leur clôture.

Le responsable de la déontologie estime que l’état des systèmes de déontologie et d’intégrité du Fonds mondial reste au moins au niveau de maturité signalé en 2021 et que rien n’indique que l’organisation ait reculé dans sa maturité organisationnelle tout au long de l’année, malgré l’augmentation des risques mentionnée ci-dessus.

Niveau de maturité en matière d’éthique et d’intégrité

Pour 2022, le Bureau de l’éthique a continué d’utiliser le cadre de mesure des programmes de haute qualité de l’Initiative pour l’éthique et la conformité (EIC) pour évaluer la maturité (comme les années précédentes).

Le premier principe de l’Initiative pour l’éthique et la conformité, qui a trait à la stratégie, est le suivant : “L’éthique et la conformité (E&C) sont au cœur de la stratégie : L’éthique et la conformité sont au cœur de la stratégie.  Ce principe est considéré comme “adapté” et en transition vers “géré”.  L’éthique et la conformité commencent à s’intégrer, avec une responsabilité attribuée aux principaux risques en matière d’éthique et de conformité, mais la cohérence fait défaut.

Le deuxième principe de l’Initiative pour l’éthique et la conformité EIC, qui concerne la gestion des risques, est le suivant : les risques liés à l’éthique sont identifiés, pris en charge, gérés et atténués. Ce principe est jugé “adaptable” : un programme formel d’évaluation des risques est en place et la responsabilité de la gestion des risques liés à l’éthique et à la conformité est attribuée, mais il n’est pas appliqué de manière cohérente.

Le troisième principe de l’Initiative pour l’éthique et la conformité EIC, qui a trait à la culture, est le suivant : les dirigeants à tous les niveaux créent et entretiennent une culture de l’intégrité. Ce principe est lui aussi jugé “adaptable”, les dirigeants commençant à intégrer le PEC en attribuant des responsabilités pour les principaux risques liés à l’éthique et à la conformité.

Le quatrième principe de l’Initiative pour l’éthique et la conformité EIC concerne la prise de parole : l’organisation encourage, protège et valorise le signalement de problèmes et de suspicions d’actes répréhensibles. Ce principe est également classé comme “adaptable”, car une structure formelle de signalement et de prise de parole des employés est partiellement mise en place, mais des progrès supplémentaires sont nécessaires.

Enfin, le cinquième principe de l’Initiative pour l’éthique et la conformité EIC – également classé comme “adaptable” – est que l’organisation prend des mesures et se tient responsable en cas d’actes répréhensibles. L’organisation communique aux employés les normes et les résultats applicables et a établi des protocoles d’escalade, de suivi et d’enquête, y compris une analyse cohérente des causes profondes, des mesures de suivi et des rapports sur les tendances.

Conformité 2022 

En ce qui concerne la conformité, la responsable de l’éthique a indiqué qu’elle n’avait pas connaissance d’allégations de manquements à l’éthique que l’organisation n’aurait pas traités conformément à ses politiques et procédures actuellement approuvées. Toutefois, elle a déclaré que nous pouvons nous attendre à ce que, à l’avenir, les efforts visant à améliorer la culture de la prise de parole et à renforcer le programme d’éthique de manière plus générale dans l’ensemble du partenariat élargi puissent mettre en lumière des questions qui n’avaient pas été signalées auparavant. Si c’est le cas, elle est convaincue que l’organisation s’en occupera avec fermeté.

Bilan de l’année 2022

Au cours de l’année 2022 :

• 3 998 personnes et 1 225 organisations ont fait l’objet d’un contrôle de diligence raisonnable.
• Un cadre pratique a été élaboré, avec des outils et des structures qui aident les responsables de la mise en œuvre à être prêts à agir de manière appropriée lorsqu’un incident d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuel (SEAH) se produit.
• 250 membres de l’Instance de coordination nationale (ICN) ont participé à une session virtuelle de formation à l’éthique et 2 500 membres ont accédé à au moins un des modules d’apprentissage en ligne sur le code de conduite pour les membres de l’ICN depuis leur lancement.
• 1 310 membres du personnel ont suivi le module d’apprentissage en ligne sur les l’exploitation, les abus ou le harcèlement sexuel (SEAH).
• 67 cadres (y compris tous les cadres supérieurs) et le personnel impliqué dans les groupes de travail du PSEAH ont reçu une formation sur la sauvegarde et la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH).
• Neuf pays ont été aidés à concevoir des modèles de passation de marchés et d’assurance programmatique axés sur les programmes afin d’atténuer les risques de fraude les plus graves.
• 242 candidats ont été sélectionnés dans le cadre du processus de nomination des responsables de la gouvernance.
• 22 cas de SEAH ont été contrôlés.
• À la suite d’une évaluation des risques de fraude par le BIG, quatre mesures de gestion convenues ont été élaborées et mises en œuvre.

Protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement

Tout au long de l’année 2022, le Fonds mondial a réalisé des progrès significatifs dans la mise en œuvre du cadre opérationnel 2021 pour la protection contre l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et les abus de pouvoir qui en découlent. L’intégration et l’ancrage des pratiques de la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH) dans les structures, pratiques et méthodologies existantes du Fonds mondial constituent une série de tâches complexes qui nécessitent la collaboration et l’appropriation de nombreuses parties prenantes différentes, au sein du Fonds mondial et dans le cadre du partenariat élargi. Par conséquent, l’opérationnalisation de la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH) peut parfois progresser plus lentement que prévu.

Au sein du Bureau de l’éthique, l’UCP supervise la mise en œuvre de la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (PSEAH) et a réalisé des progrès significatifs en 2022 :

• Quatre groupes de travail se sont penchés sur la politique et les partenariats, la formation et la sensibilisation, l’aide aux victimes et aux survivants, et la gestion des risques liés à l’exploitation des ressources naturelles.
• Les ressources en personnel du bureau d’éthique ont été augmentées pour répondre aux besoins croissants de l’organisation en matière de prévention et de réponse à l’exploitation, aux abus ou au harcèlement sexuel (SEAH).
• Le bureau d’éthique a organisé une série de séminaires sur la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels  (PSEAH) afin de s’aligner sur ses partenaires dans le domaine de la santé publique (Gavi, Fonds mondial, Unitaid, OMS).

Le risque de SEAH augmente lorsque les déséquilibres de pouvoir, les vulnérabilités et les facteurs de risque externes se croisent. L’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels (SEAH)
se produit souvent dans le contexte de la distribution d’incitations, de biens et de services. Pour atténuer le risque de SEAH, une approche de gestion du risque spécifique a été élaborée en collaboration par le groupe de travail de la Protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels PSEAH et approuvée par le SteerCo du PSEAH en avril 2022. Elle comprend une évaluation des risques de SEAH au niveau national, une vérification de la conformité au PSEAH, une évaluation des capacités du PSEAH et un soutien au renforcement des capacités basé sur les risques, ainsi qu’une analyse et une atténuation des risques de SEAH spécifiques à la subvention.

Mise en œuvre de la politique de lutte contre la fraude et la corruption 

En plus de faire partie du groupe de travail interdépartemental chargé de mettre en œuvre les quatre mesures de gestion convenues en matière de gestion du risque de fraude, le Bureau de l’éthique :

• a apporté son soutien au Secrétariat sur des aspects clés du plan de mise en œuvre de la politique de lutte contre la fraude et la corruption (PCFC).
• Il a apporté son expertise sur les causes profondes des risques de fraude et de corruption dans les domaines des programmes, des données, de la gouvernance des subventions, de l’approvisionnement et de la chaîne d’approvisionnement.
• Élaboré, testé et proposé à l’adoption institutionnelle une méthode axée sur les programmes pour réaliser des évaluations proactives des risques de fraude.
• Il a fourni un soutien consultatif aux propriétaires de risques d’affaires programmatiques et à la division de la gestion des subventions en concevant des modèles de passation de marchés et d’assurance programmatique axés sur les programmes, qui atténuent les risques de fraude les plus graves.

L’éthique dans les instances de coordination nationale

En 2022, le Bureau de l’éthique :

• Les ICNs ont bénéficié de conseils et d’un soutien axés sur l’amélioration de la responsabilité, de la transparence et de l’inclusivité, conformément à l’objectif visant à garantir la représentation et l’engagement des communautés les plus touchées dans les processus du Fonds mondial. Les ICNs ont également été de plus en plus nombreuses à demander des conseils de manière proactive, et plusieurs d’entre elles ont bénéficié de sessions d’éthique sur mesure pour aborder des questions clés liées à la gouvernance et à l’éthique.
• Création, à titre expérimental, de postes de responsables de l’éthique à temps partiel dans 15 secrétariats d’ICN.
• Apporté un soutien spécifique aux fonctions d’éthique de l’ICN pour les aider à renforcer leur éthique et leur gouvernance.
• Organisation de onze sessions virtuelles sur l’éthique ICN
• en 2022 (avec plus de 250 participants), axées sur les valeurs et les principes du code de conduite.

Gestion des conflits d’intérêts 

Le Bureau de l’éthique a contribué à protéger l’intégrité de la prise de décision par la divulgation des missions d’intérêt et la gestion des conflits d’intérêts.

Parmi les mesures prises pour favoriser une culture de la confiance, de la collaboration et de la responsabilité en 2022, on peut citer

• Clarification des rôles par la révision des mandats des comités ;
• la révision du programme d’intégration des responsables de la gouvernance, en mettant notamment l’accent sur la mission et les valeurs du Fonds mondial, ainsi que sur le code de conduite et les comportements attendus lors de l’intégration des responsables de la gouvernance ;
• Sessions sur le renforcement de la confiance organisées pour les membres du conseil d’administration et des comités afin de renforcer la prise de conscience collective et d’identifier des stratégies pour renforcer la confiance et améliorer la culture de gouvernance dans le contexte du Fonds mondial.

Le bureau de l’éthique a également dirigé la diligence raisonnable et l’évaluation des risques de conflits d’intérêts pour :

• 80 Candidats à l’adhésion à une commission ;
• 24 candidats à la direction des comités ;
• 13 candidats pour le comité de nomination des dirigeants du conseil d’administration ;
• Neuf candidats pour le groupe d’évaluation indépendant ;
• 116 candidats pour le groupe d’examen technique.

Diligence raisonnable en matière d’intégrité

Jusqu’en 2022, le Bureau d’éthique a joué le rôle de centre d’expertise de l’organisation en matière d’IDD.

Une étape importante pour le Bureau de l’éthique a été l’appel d’offres conjoint pour les produits pharmaceutiques dans le cadre du mécanisme de mise en commun des achats, qui a été mis en œuvre dans le cadre de l’IDD pour la première fois en 2022, impliquant l’examen de 24 soumissionnaires et couvrant la plus grande catégorie de produits avec des achats annuels de l’ordre de 500 millions de dollars.

Priorités pour 2023

Les priorités pour renforcer collectivement la responsabilité et l’éthique au sein du Fonds mondial dans le contexte actuel d’adversité sont les suivantes :

1. Culture de l’éthique et de l’intégrité : il sera essentiel de mettre à nouveau l’accent sur le renforcement de la sensibilisation (y compris les formations et l’apprentissage en ligne), de l’engagement et de la promotion d’un sentiment d’appropriation de l’éthique et de l’intégrité au sein du Secrétariat du Fonds mondial, au niveau national et dans les organes de gouvernance, afin de maintenir les niveaux les plus élevés de risques en matière d’éthique et d’intégrité dans l’ensemble du Fonds mondial.
2. Octroi de subventions au niveau national : fournir des conseils en matière de gestion des conflits d’intérêts et effectuer des contrôles ad hoc de diligence raisonnable en matière d’intégrité au niveau national.
3. Réduire les risques liés à l’éthique et à l’intégrité : intégrer dans la structure de mise en œuvre une approche systématique et fondée sur les risques pour traiter les risques liés à l’éthique, en mettant l’accent sur la protection contre l’exploitation et les abus sexuels et le harcèlement, ainsi que sur la lutte contre la fraude et la corruption.
4. Gouvernance du Fonds mondial : la poursuite des conseils au conseil d’administration, aux comités, au groupe d’examen technique et au groupe d’évaluation indépendant sur les questions d’éthique et de conflit d’intérêts contribuera à garantir le respect des normes de conduite éthique par les responsables de la gouvernance.
5. Lancer la révision des codes de conduite et la mise à jour du cadre d’éthique et d’intégrité.

Retour d’information des parties prenantes

Dans l’ensemble, les parties prenantes n’avaient pas grand-chose à dire sur le rapport, à l’exception de la conformité. Sur ce point, elles ont noté que la responsable de l’éthique n’a pas connaissance d’allégations de manquements à l’éthique que l’organisation n’aurait pas traités conformément à ses politiques et procédures actuellement approuvées. Au-delà des manquements à l’éthique signalés, ils souhaiteraient que la déontologue leur fasse part de son degré de confiance dans la mise en place des systèmes nécessaires à la prévention et à la détection des manquements à l’éthique, et qu’elle leur indique s’il existe des domaines susceptibles d’être améliorés.

Dans sa déclaration finale, le Conseil, tout en reconnaissant le niveau de maturité éthique de l’organisation et les mesures mises en place en 2022 pour renforcer les systèmes d’éthique et d’intégrité du Fonds mondial, réitère « son engagement ferme en faveur d’une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (SEAH) et son soutien au travail déterminé du Fonds mondial pour mettre en place des garanties permettant de prévenir, de détecter et de répondre aux SEAH dans tous les programmes qu’il finance ».