SELON LE BIG, LES SYSTÈMES DE CONTRÔLE FINANCIER ET OPÉRATIONNEL AU NIVEAU DU SECRÉTARIAT SONT EFFICACES

Author:

David Garmaise

Article Number: 3

Des faiblesses demeurent dans les contrôles après décaissement, surtout au niveau des RP

RÉSUMÉ Le Fonds mondial a donné de très bonnes notes au Secrétariat en ce qui concerne le respect des principales politiques internes, notamment les contrôles opérationnels et financiers. Des faiblesses demeurent cependant dans les systèmes de contrôles après-décaissement et dans les achats. Le BIG affirme également que des faiblesses importantes demeurent dans les systèmes de contrôles sur les achats au niveau des récipiendaires principaux.

Le Fonds mondial a donné de très bonnes notes au Secrétariat en ce qui concerne le respect des politiques internes, notamment les contrôles opérationnels et financiers. Un rapport d’audit a été publié sur ces mécanismes le 4 mars 2016.

Selon le BIG, les systèmes de contrôle des budgets et des prévisions, de la gestion des liquidités et des finances avant décaissement sur les processus des subventions sont généralement efficaces. Le Bureau note des faiblesses dans les systèmes de contrôle après décaissement et dans la mise en oeuvre du référentiel de contrôle interne COSO mais affirme que le Secrétariat dispose de plans adéquats pour résoudre ces problèmes.

Enfin, le BIG estime qu’il existe des faiblesses importantes dans les contrôles relatifs aux achats, mais note que le Secrétariat a prévu des mesures pour améliorer sa performance dans ce domaine.

Le référentiel COSO est un modèle international pour les contrôles internes qui a été adopté par le Conseil d’administration.

Depuis les préoccupations exprimées en 2012 par le Conseil d’administration et dans le rapport du groupe de haut niveau concernant la gouvernance et les mécanismes de contrôle, le Fonds mondial a fait des efforts importants pour renforcer ses contrôles internes. Ces efforts comprennent une formalisation des politiques, des procédures et des contrôles notamment ceux qui sont liés à la gestion financière. Les processus de gestion des subventions ont également été améliorés, selon le BIG, grâce à plusieurs outils de suivi et évaluation – le Comité Exécutif de Gestion des Subventions, le Rapport de Progrès Semestriel et le Rapport de Décaissement, ainsi que le Rapport des Finances et des Dépenses – mis en place par le Secrétariat pour garantir que les fonds sont bien utilisés afin d’atteindre les objectifs des subventions.

Le Comité Exécutif de Gestion des Subventions supervise les activités de gestion des subventions et le développement des politiques opérationnelles en soutien à ces activités.

Le Rapport de Progrès Semestriel et le Rapport de Décaissement est issu du rapport d’étape et demande de décaissement (PU/DR en anglais) qui est un outil utilisé par le Fonds mondial pour examiner les progrès de mise en oeuvre des programmes; donner une note à la subvention; identifier les problèmes de mise en oeuvre et les risques potentiels futurs et élaborer des mesures d’atténuation des risques

Le Rapport des Finances et des Dépenses fournit des informations financières sur la mise en oeuvre de la subvention et suit où l’argent va et la manière dont il est dépensé.

Cependant, le BIG affirme que le processus pour améliorer les contrôles internes « a eu lieu de manière ad hoc et fragmeté, laissant des lacunes importantes et exposant le Fonds mondial à des détournements de fonds potentiels ». Ces lacunes ont été notées dans des rapports précédents du BIG sur des audits de la chaîne d’approvisionnement et des achats et sur la fonction informatique ainsi que dans les rapports d’enquête du BIG.

« Il est donc crucial pour l’organisation de formaliser le cadre des contrôles internes comme l’a recommandé le Conseil en 2012. Cela garantira des contrôles efficaces et adéquats au niveau de la structure et au niveau du processus. »

Si les contrôles concernant les mécanismes d’achat groupé ont été qualifiés d’appropriés et efficaces, les contrôles de la livraison des commandes qui relèvent de la responsabilité du RP ne sont pas appropriés. Selon le BIG, il n’existe pour le moment pas de mesures de contrôles pour assurer que les commandes et les paiements effectués aux agents d’approvisionnement sont exactes et que les livraisons aux RP sont correctes.