Un partenariat innovant permet le lancement d’un tableau de bord de gestion pour les récipiendaires principaux

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21 May 2015
Un nouveau tableau de bord de gestion aide les récipiendaires principaux du Fonds mondial à identifier les problèmes et suivre les progrès de mise en oeuvre des subventions

Grant Management Solutions, le Fonds mondial et SAP SE ont développé un nouveau tableau de gestion pour les récipiendaires principaux (RP) qui permet aux partenaires d’avoir une vue globale des progrès de la mise en oeuvre de la subvention.

Elaboré de juin 2013 à novembre 2014, le tableau de gestion a été remis au Fonds mondial pour distribution aux RP en février 2015.

Le tableau de gestion pour les RP est une application en deux parties: une application Excel pour la saisie de données et l’affichage de données sur un tableau de bord à un écran unique. Une license du logiciel SAP est requise pour produire l’affichage du tableau de bord qui est accessible en anglais, français et espagnol.

Le tableau fournit un portail d’information complet sur la manière dont une subvention est mise en œuvre pendant toute sa durée et à n’importe quelle étape de sa mise en œuvre. Le but principal est d’aider les gestionnaires à identifier et rapidement solutionner les problèmes qui peuvent survenir au niveau des programmes et des sous-récipiendaires et de fournir des données aisément accessibles concernant les performances aux instances de coordination nationales (ICN) et aux sous-récipiendaires. L’outil prend en compte quatre séries d’indicateur pour chaque subvention: finance, programme, administration générale, marchés et gestion des approvisionnements.

Les sous-récipiendaires utilisent un document-type pour enregistrer leurs résultats qui sont ensuite partagés avec les récipiendaires principaux qui les transfèrent dans un fichier maître. Les données recueillies s’affichent sur le tableau avec des codes couleurs signalant les différents niveaux de performance par rapport aux objectifs fixés par les RP ou le Fonds mondial.

Les RP fondent l’amélioration des performances sur ces données. Ils utilisent aussi ces données pour analyser les réalisations des SR et détecter les problèmes pour des examens plus poussés dans l’idée d’améliorer la performance individuelle des SR, mais également du programme dans son ensemble.

La figure 1 est une capture d’écran du tableau de gestion d’un pays fictif 

 

Sept RP originaires de six pays et un total de 61 sous-récipiendaires de Côte d'Ivoire, République dominicaine, Sénégal, Afrique du Sud, Ouganda et Laos, ont participé au projet pilote.

Les participants ont manifesté un certain scepticisme mais aussi de l’enthousiame envers ce tableau de gestion dont ils ont reconnu qu’il pouvait être un moyen d’améliorer la communication entre les RP et les SR concernant la performance des programmes. Certains SR se sont inquiétés du fait de rendre ces données publiques sans les accompagner d’une explication sur leurs mauvais résultats éventuels.

Les RP ont exprimé leur préoccupation concernant la gestion de données notamment en terme de qualité. Certains tableaux ont dû être corrigés par les RP après que les données avaient initialement été saisies par les SR. Lorsque l’approvisionnement en produits de santé avait été fait par les SR, certains RP ont eu des difficultés à faire un suivi des indicateurs car ils n’étaient pas habitués à examiner les activités d’approvisionnement d’aussi près.

Les instances de coordination nationales ont eu une réaction positive envers ces tableaux de gestion, considérant qu’ils constituaient un mécanisme de gestion des RP, certains montrant un intérêt particulier à utiliser ces données pour la surveillances des ICN. Une instance a même proposé de créer une version simplifiée des tableaux de gestion des RP pour qu’elle puisse être utilisée par les ICN. D’autres ont signalé leur préférence pour la plateforme de tableaux de gestion qui existe déjà, développée par GMS et le Fonds mondial et distribuée en 2010. Le tableau de gestion des ICN, actuellement utilisé dans 40 pays, fournit un résumé stratégique de trois pages rassemblant les données clés en terme de finances, de programmes, et de l’information de gestion tirée des sources de données existantes (suivi du progrès / demande de décaissement) pour chaque subvention du Fonds mondial.

GMS et le Fonds mondial ont confirmé que l’actuel tableau de bord des ICN sera remplacé. Le nouveau affichera un sous-ensemble de données issues de multiples tableaux de bord de gestion de RP sur un écran unique. Les ICN coordonneront avec les RP pour obtenir les données nécessaires afin de créer le tableau des ICN. Cet outil actualisé sera finalisé d’ici août 2015.

En ce qui concerne les préoccupations de transparence et de concurrence, les développeurs du tableau des RP estiment qu’une concurrence amicale ne peut que faire du bien aux SR et devrait même être encouragée. Ils ont remarqué que durant la phase pilote, certains SR étaient curieux de connaître les performances des autres organisations afin de s’inspirer des meilleures d’entre elles. La plupart ont noté qu’un renforcement de la transparence conduisait les SR à développer un sentiment d’appartenance et une meilleure compréhension de leur rôle dans la mise en œuvre de la subvention. Les partenaires étaient aussi mieux à même de visualiser leurs résultats et travailler plus efficacement dans le but d’atténuer la charge de morbidité de la maladie.

Des mécanismes multiples seront mis à disposition pour les RP qui souhaitent adopter le tableau de bord de gestion des RP et recevoir un soutien technique en ce sens. Les RP intéressés devraient contacter l’équipe du Fonds mondial de leur pays. Le personnel du Fonds les aideront à identifier le soutien technique approprié. Les RP qui sont éligibles à l’assistance de GMS doivent soumettre leurs requêtes au gouvernement des Etats-Unis. Voir la demande de soutien technique sur le site web de GMS ( www.gmsproject.org ) pour savoir qui sont les RP ayant droit à cette aide et comment s’y prendre.

Afin d’élargir le groupe d’organisations qui peut faire connaître le tableau de bord aux RP, le Fonds mondial formera d’autres fournisseurs de soutien techniques. Cette formation est prévue à partir de mai 2015.

GMS est une agence de soutien technique financée par le gouvernement américain et qui, depuis 2007, offre un soutien aux ICN et aux RP. SAP, un développeur mondial de logiciel d’entreprise, fait partie de la Coalition de l’Innovation du Fonds mondial depuis 2013.

Les licences de logiciels requises pour créer les tableaux de bord sont disponibles pour les RP qui sont intéressés à un tarif avantageux via le Fonds mondial. Un guide d’installation gratuit sera également mis à disposition sur le site du Fonds mondial.

Plus d’information sur le tableau de bord de gestion des RP sera rendu disponible sur la page de soutien technique du Fonds : http://www.theglobalfund.org/en/fundingmodel/technicalcooperation/


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