L’audit du BIG pointe les faiblesses dans la gestion des ICN et dans la manière de coordonner et surveiller les subventions

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7 Mar 2016
Le BIG affirme qu’une attention insuffisante est donnée à la pérennité des ICN une fois que les pays ont effectué leur transition

Le Bureau de l’Inspecteur général identifie des faiblesses graves dans (a) la capacité du modèle des instances de coordination nationale à surveiller les subventions ; (b) l’efficicacité des politiques et des procédures des ICN au niveau du Secrétariat du Fonds mondial et au niveau du pays.

Le BIG vient de publier un rapport d’audit sur le rôle et l’efficacité du modèle de l’ICN. Ce travail comprend :

  • Une étude des documents disponibles de 50 ICN;
  • L’examen approfondi de sept pays dans le cadre des audits menés en 2015;
  • L’examen de 800 réponses à des questionnaires que le BIG a envoyé aux membres des ICN, au secrétariats des ICN, aux prestataires d’assistance technique, au personnel du Secrétariat du Fonds mondial, aux organisations de la société civile et représentants des populations clés; et
  • Des entretiens avec un grand nombre de personnes au sein du Conseil d’administration du Fonds mondial et ses comités, des bailleurs de fonds, des prestataires d’assistance technique et du personnel du Secrétariat.

Les sept pays audités sont le Ghana, le Honduras, l’Indonésie, le Soudan du Sud, la Tanzanie, le Pakistan et l’Ouzbékistan.

Efficacité du modèle de l’ICN dans le suivi et la coordination des subventions  

Malgré certains progrès, le suivi continue d’être faible dans la plupart des ICN. L’étude de documents identifie des lacunes opérationnelles, comme l’absence de comité de suivi, des faiblesses dans les plans de suivi, un manque d’informations de la part des populations clés, des discussions inadéquates sur les questions clés relatives aux subventions et l’absence de partage des rapports de suivi avec les parties prenantes y compris le Secrétariat du Fonds mondial.

  • 10% des 50 pays examinés n’ont pas de comité de suivi (comme il est requis);
  • plus de la moitié des pays n’ont pas d’information spécifique sur les rôles, les calendriers et le budget dans leur plan de suivi ou ont un plan qui n’est plus d’actualité;
  • 62% des ICN ne respectent pas l’obligation de rechercher des informations et des retours de la part de non membres de l’ICN et de personnes vivant avec la maladie;
  • Plus de la moitié des 45 ICN qui ont des comités de suivi n’ont pas discuté de manière appropriée avec les RP concernant les défis, les problèmes et l’exploration de solutions;
  • 58% des ICN n’ont pas partagé leur rapport de suivi avec les parties prenantes dans le pays et le Secrétariat du Fonds mondial durant les six derniers mois; et
  • 26% n’ont pas partagé les rapports de suivi avec les parties prenantes à temps ce qui aurait permis de remédier aux problèmes à temps.

Le BIG affirme que les raisons possibles de ce suivi faible est le temps resteint que les membres ont à leur disposition, une mauvaise capacité à planifier, à documenter et à faire un suivi des activités de surveillance, des ressources inadéquates, et des secrétariats peu efficaces. L’ambiguïté des rôles des différentes parties prenantes et sur la nature et le mandat du comité de suivi est également un facteur.

Selon le BIG, le Fonds mondial devrait faire plus d’efforts pour améliorer la mission de suivi des ICN pour améliorer les résultats. Il cite une étude de Grant Management Solutions qui montre que 79% des subventions notées B2 ou C sont passées à B1 ou à une note encore meilleure après qu’une formation a été menée pour renforcer le suivi des ICN sur les subventions.

Si certains pays ont réussi à intégrer les ICN dans le secteur de la santé au sens large, le BIG note une faible coordination et une faible implication des parties prenantes avec d’autres forums ou structures sur la santé dans les sept pays audités en 2015, particulièrement sur le plan du renforcement des systèmes de santé. Dans cinq des sept pays, l’ICN n’était pas intégré dans les systèmes nationaux.

Efficacité des politiques et des procédures des ICN au niveau du Secrétariat et du pays

Le BIG estime qu’il y a de nombreux problèmes dans la gestion générale des performances des ICN par le Secrétariat tels que :

  • En octobre 2015, seuls 9% des ICN évalués par le Secrétariat respectaient totalement les critères d’éligibilité (évalués en partie dans le cadre de l’étude de performance menée par l’ICN avant la soumission de la note conceptuelle pour chaque période d’allocation).
  • Il n’y a pas de manière de mesurer la performance des ICN en cours dans les domaines du suivi, de la préparation des notes conceptuelles ou de la sélection des récipiendaires principaux.
  • Il n’y a pas d’évaluation systématique du rôle des ICN dans les portefeuilles pays.
  • Il n’y a pas de termes de référence pour les ICN et personne n’est chargé de la gestion des performances des ICN dans la grille de responsabilité de l’équipe-pays.

L’un des produits de l’examen de performance est un plan d’amélioration pour l’ICN. Le BIG affirme que la mise en œuvre de ces plans d’amélioration pour 88% des ICN a été retardé de plus de trois mois.

L’analyse du BIG indique une forte corrélation entre la performance des ICN et le niveau de risque du portefeuille pays, les 20 pays les plus à risque ont des ICN non-conformes.

Les politiques de gestion de conflit d’intérêt sont généralement efficaces mais il reste des lacunes notamment sur la question de la conformité. Le BIG note que le Secrétariat n’a pas encore développé un code de conduite éthique pour les membres de l’ICN, ce qui a pourtant été exigé par le Conseil d’administration.

Si des progrès notables ont été faits en terme d’implication de la société civile et des communautés affectées pour élaborer et mettre en œuvre les programmes, il reste des lacunes. L’implication de la société civile et des populations clés n’est pas optimale selon le BIG. Sur les 50 ICN examinées, 12 ne respectent pas un niveau minimum requis pour l’égilbilité de représentation de la société civile. De plus, presque la moitié des 50 ICN ne sont pas totalement conformes avec les exigences de sélection des représentants des circonscriptions non-gouvernementales. De plus, 42 ICN n’ont pas défini clairement les processus consistant à demander des retours et des contributions de leur part.

The OIG cited a recent study by Stop TB Partnership that found that half of TB high-burden countries had no civil society representative with TB expertise on their CCMs.

Pérennité

Le BIG note que sur les neuf pays qui ont effectué leur transition, seul un pays a conservé son ICN. Le Bureau estime que le Fonds mondial n’a pas de politique sur la pérennité des ICN dans les programmes post-transition. Le Fonds a récemment identifié 30 pays dans lesquels la transition est prévue dans au moins une composante de maladie dans les dix prochaines années. « Sans les ICN, affirme le BIG, le plaidoyer en faveur des trois maladies, la mobilisation des ressources et l’implication continue de la société civile et des populations vulnérables pourraient être affectés. »

Les mesures qui seront prises par le Secrétariat

Le rapport décrit les mesures que le Secrétariat a accepté de prendre pour remédier à ces conclusions, telles que :

  • Donner des responsabilités claires aux ICN et les documenter (d’ici le 31 décembre 2016) ;
  • Développer des mécanismes pour renforcer le suivi des ICN, réviser les documents d’orientation de suivi des ICN et analyser les options pour une implication efficace des membres de l’ICN dans le suivi ;
  • Renforcer la gestion des conflits d’intérêt en développant des principes éthiques d’intégrité dans les opérations des ICN ; et
  • Développer un plan de renforcement de l’implication et de la responsabilisation de la société civile et des populations clés.

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